Power Automate & Microsoft 365
Microsoft 365 automatisieren.
Die Werkzeuge dafür stecken bereits in Ihrer Lizenz — Power Automate, SharePoint, Teams, Forms und Lists. Ich richte die Abläufe ein, die Ihr Team täglich von Hand erledigt.
Ausgangslage
Bezahlt, aber nicht genutzt
Die meisten Betriebe in Mittelhessen arbeiten längst mit Microsoft 365. Genutzt werden davon Outlook, Teams und Dateiablage — also der Teil, der aussieht wie das, was vorher da war. Der Rest der Lizenz liegt brach.
Freigaben laufen per E-Mail
Urlaubsantrag, Rechnungsfreigabe, Beschaffung: ein Formular als Anhang, eine Mail an den Chef, eine Antwort irgendwann. Wer gerade worauf wartet, weiß niemand — bis jemand nachfragt.
Dateien liegen dreifach
Ein Dokument im Teams-Chat, eine Kopie auf dem Laufwerk, eine im Mailanhang. Welche die gültige ist, entscheidet, wen man fragt.
Excel als Datenbank
Eine Liste, die alle pflegen sollen, die aber nur einer gleichzeitig sauber bearbeiten kann. Für genau diesen Fall gibt es Lists — nur weiß das im Betrieb selten jemand.
Onboarding von Hand
Neuer Kollege: Konto anlegen, Lizenz zuweisen, Gruppen setzen, Teams hinzufügen, Ordner freigeben, Gerät einrichten. Ein Dutzend Schritte, jeder einzeln, jedes Mal.
Leistung
Was ich in Ihrem Mandanten einrichte
Power Automate ist der Automatisierungsdienst, der zu Microsoft 365 gehört. Er verbindet die Bausteine, die Sie ohnehin haben — und bleibt dabei innerhalb Ihres Mandanten.
Bestandsaufnahme
Zuerst schaue ich, was Ihre Lizenz tatsächlich abdeckt und welche Abläufe sich damit lösen lassen. Manches ist enthalten, manches kostet extra — das klären wir vorher, nicht hinterher. Und manchmal lautet das Ergebnis: dieser Prozess gehört nicht automatisiert, sondern abgeschafft.
Formulare & Freigaben
Aus dem Papierformular wird ein Forms-Formular, aus der Mail an den Chef ein Genehmigungsschritt in Teams. Jeder sieht, wo sein Vorgang steht; nichts versandet in einem Postfach.
SharePoint als Ablage, die trägt
Bibliotheken mit Metadaten statt Ordnern in Ordnern, Berechtigungen nach Rolle, Dokumente, die automatisch am richtigen Ort landen. Eine Ablage ist dann gut, wenn niemand mehr überlegt, wohin etwas gehört.
Betrieb & Übergabe
Dokumentation der Abläufe, Einweisung Ihrer Leute, Überwachung der laufenden Flows. Wenn Microsoft einen Konnektor ändert — und das kommt vor — merken Sie es idealerweise gar nicht.
Ablauf
Vom Gespräch zum laufenden Ablauf
Erstgespräch
Kostenlos, etwa eine Stunde. Sie erzählen, was täglich Zeit kostet; ich sage, was davon Microsoft 365 abdeckt.
Lizenz- & Prozesscheck
Was ist enthalten, was kostet extra, welcher Ablauf lohnt zuerst. Ergebnis ist eine Reihenfolge, keine Wunschliste.
Aufbau & Test
Erst ein Ablauf, mit Ihren echten Daten getestet. Läuft er, kommt der nächste — nicht alles auf einmal.
Einweisung
Ihre Leute sollen die Abläufe verstehen, nicht nur benutzen. Dazu Dokumentation, die auch in einem Jahr noch stimmt.
Einordnung
Power Automate oder n8n?
Beides sind Automatisierungswerkzeuge, und ich arbeite mit beiden. Die Frage ist nicht, welches besser ist, sondern wo Ihr Prozess spielt.
| Power Automate | n8n | |
|---|---|---|
| Stärke | Alles innerhalb von Microsoft 365 — Teams, SharePoint, Outlook, Forms, Lists | Systeme außerhalb: Warenwirtschaft, Webshop, DATEV, paperless-ngx, eigene APIs |
| Wo es läuft | In Ihrem Microsoft-Mandanten | Auf Wunsch auf Ihrem eigenen Server |
| Kosten | Grundfunktionen in der M365-Lizenz enthalten; bestimmte Konnektoren erfordern eine Zusatzlizenz | Open Source, keine Lizenz pro Nutzer; dafür Betrieb und Wartung |
| Wer es pflegt | Mit Einweisung auch Ihre Leute — die Oberfläche ist Teil von Microsoft 365 | Braucht jemanden mit technischem Zugriff |
| Grenze | Sobald ein System außerhalb der Microsoft-Welt mitspielen soll, wird es umständlich | Für reine Teams- und SharePoint-Abläufe ist es mehr Aufwand als nötig |
In der Praxis laufen beide nebeneinander: Power Automate für alles im Mandanten, n8n dort, wo Fremdsysteme dazukommen. Welches Werkzeug wofür, entscheiden wir am Prozess — nicht vorher.
Beispiele
Was sich damit lösen lässt
Typische Abläufe aus kleinen und mittleren Betrieben. Was davon zu Ihnen passt, zeigt sich im Gespräch.
Urlaubsanträge
Antrag über ein Formular, Genehmigung per Klick in Teams, Eintrag in den Kalender. Der Stand ist jederzeit sichtbar — auch für den, der wartet.
Rechnungsfreigabe
Eingehende Rechnung landet in der Bibliothek, geht zur Freigabe an den Zuständigen und wird nach Betrag unterschiedlich geleitet. Nichts bleibt in einem Postfach liegen.
Neue Mitarbeiter
Eine Eingabe löst die Kette aus: Konto, Lizenz, Gruppen, Teams, Ablagen. Beim Austritt läuft dieselbe Kette rückwärts — und es bleibt kein Zugang offen.
Dokumente ablegen
Anhänge aus bestimmten Mails werden automatisch in die richtige Bibliothek gelegt und mit Kunde, Datum und Typ versehen. Suchen statt Blättern.
Fristen im Blick
Verträge, Wartungen, Zertifikate in einer Liste — mit Erinnerung, bevor die Frist läuft. Nicht am Tag danach.
Wiederkehrende Berichte
Zahlen aus Listen und Bibliotheken werden zusammengeführt und zum festen Termin verschickt — in derselben Form wie beim letzten Mal.
Investition
Was kostet das?
Das hängt vom Vorhaben ab, und ich nenne ungern Zahlen, die nachher nicht stimmen. Diese vier Punkte bestimmen den Aufwand:
Wie viele Abläufe
Ein Urlaubsantrag ist schnell aufgebaut. Eine Rechnungsfreigabe mit Vertretungsregeln, Betragsgrenzen und Eskalation ist eine andere Größenordnung.
Wie geordnet die Ablage ist
Steht die SharePoint-Struktur, geht es schnell. Ist sie über Jahre gewachsen, gehört das Aufräumen zum Projekt — meist der ehrlichere Teil der Arbeit.
Was die Lizenz abdeckt
Vieles ist in Ihrer M365-Lizenz enthalten. Für bestimmte Konnektoren und Szenarien verlangt Microsoft eine Zusatzlizenz. Das prüfe ich vor dem Angebot, damit später keine Überraschung kommt.
Mit oder ohne Betreuung
Sie können die Abläufe nach der Einweisung selbst pflegen. Oder ich behalte sie im Blick und passe an, wenn sich in Ihrem Betrieb oder bei Microsoft etwas ändert.
So kommen Sie zu einer Zahl
- 01Kostenloses Erstgespräch — Sie schildern den Ablauf, ich sage, ob Microsoft 365 ihn abdeckt.
- 02Kurzer Blick in Ihren Mandanten: Lizenzumfang, Ablage, vorhandene Flows.
- 03Festes Angebot für den ersten Ablauf — mit klarem Ergebnis, nicht auf Zuruf.
FAQ
Häufige Fragen
Ist Power Automate in meiner Lizenz schon enthalten?+
Die Grundfunktionen sind in den gängigen Microsoft-365-Business-Plänen enthalten — damit lassen sich Abläufe innerhalb von Outlook, Teams, SharePoint, Forms und Lists bauen. Für bestimmte Konnektoren und Szenarien verlangt Microsoft eine Zusatzlizenz. Was auf Ihren Mandanten zutrifft, prüfe ich vor dem Angebot.
Wo liegen die Daten?+
In Ihrem eigenen Microsoft-365-Mandanten, dort, wo Ihre Mails und Dokumente ohnehin liegen. Es kommt kein zusätzlicher Anbieter dazu und keine Kopie nach außen. Für neue Mandanten deutscher Kunden ist das Rechenzentrum in der EU.
Muss ich vorher auf Microsoft 365 migrieren?+
Für diese Abläufe ja — sie setzen auf Microsoft 365 auf. Die Migration selbst begleite ich ebenfalls, mit Pilotphase und Rollback-Plan. Wenn Sie noch nicht dort sind, fangen wir dort an, nicht bei der Automatisierung.
Können meine Mitarbeiter das selbst pflegen?+
Kleinere Anpassungen ja — die Oberfläche gehört zu Microsoft 365 und ist ohne Programmierkenntnisse bedienbar. Genau deshalb dokumentiere ich die Abläufe und weise Ihre Leute ein. Bei größeren Änderungen bin ich lieber vorher dabei als hinterher.
Was passiert, wenn ein Ablauf stehen bleibt?+
Jeder Ablauf bekommt eine Fehlerbehandlung und eine Benachrichtigung an einen festen Verantwortlichen. Ein Prozess, der stillschweigend aussetzt, ist gefährlicher als einer, der gar nicht läuft — deshalb wird ein Abbruch sichtbar gemacht.
Brauche ich dann noch n8n?+
Nur, wenn Systeme außerhalb der Microsoft-Welt mitspielen sollen — Warenwirtschaft, Webshop, DATEV, paperless-ngx. Solange alles im Mandanten bleibt, ist Power Automate der kürzere Weg. Der Vergleich weiter oben geht darauf ein.
Arbeiten Sie auch außerhalb von Mittelhessen?+
Der Aufbau läuft ohnehin größtenteils remote. Vor Ort bin ich in Kirchhain, Marburg, Stadtallendorf, Gießen und der Umgebung — dort, wo ein Termin vor Ort in vertretbarer Zeit möglich ist.
Weitere Leistungen
Automatisierung & KI im Mittelstand
Der Überblick: was Automatisierung und KI im Betrieb wirklich leisten und womit man anfängt.
Workflow-Automatisierung mit n8n
Wenn Systeme außerhalb von Microsoft 365 mitspielen sollen — auf Wunsch auf Ihrem eigenen Server.
Dokumentenarchiv mit paperless-ngx
Papier digitalisieren, verschlagworten und wiederfinden — auf Ihrem eigenen Server statt in fremder Cloud.
Bereit, Routine
abzugeben?
Kostenlose Erstberatung — wir finden heraus, was sich bei Ihnen automatisieren lässt.
35274 Kirchhain, Hessen