Workflow-Automatisierung
n8n Beratung für den Mittelstand.
Ich plane, baue und betreue Ihre Automatisierungen mit n8n — vom ersten Prozess bis zum laufenden Betrieb. DSGVO-konform und auf Wunsch vollständig auf Ihrem eigenen Server.
Ausgangslage
Wo im Betrieb die Zeit verschwindet
Kaum ein Unternehmen scheitert an fehlender Software. Es scheitert daran, dass die vorhandenen Programme nicht miteinander sprechen — und Menschen die Lücke von Hand schließen.
Dieselben Daten mehrfach eintippen
Anfrage kommt per E-Mail, wandert ins CRM, dann ins Angebot, dann in die Rechnung, dann in die Buchhaltung. Viermal dieselbe Adresse — viermal die Chance auf einen Tippfehler.
Postfächer von Hand sortieren
Rechnungen weiterleiten, Anfragen zuordnen, Anhänge ablegen. Eine Tätigkeit, die niemand im Lebenslauf stehen hat und die trotzdem jeden Tag stattfindet.
Berichte zusammenklicken
Zahlen aus drei Systemen exportieren, in Excel zusammenführen, formatieren, verschicken. Jeden Monat neu, jedes Mal gleich.
Wissen hängt an einer Person
Der Ablauf funktioniert, solange die eine Kollegin da ist. Ist sie im Urlaub, steht der Prozess — oder läuft anders als sonst.
Leistung
Was ich mit n8n für Sie mache
n8n ist ein Open-Source-Werkzeug, mit dem sich Programme miteinander verbinden lassen — ohne dass für jede Schnittstelle eigene Software programmiert werden muss. Ich übernehme den gesamten Weg dorthin.
Prozessanalyse
Wir sehen uns an, welche Abläufe wirklich Zeit kosten und welche sich lohnen. Nicht jeder Prozess gehört automatisiert — manche gehören zuerst vereinfacht. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie lautet: hier lohnt es sich nicht.
Workflow-Entwicklung
Aufbau der Automatisierung in n8n — inklusive Fehlerbehandlung, Benachrichtigungen und Protokollierung. Ein Workflow, der bei jedem Sonderfall stehenbleibt, ist keine Entlastung, sondern eine neue Baustelle.
Anbindung Ihrer Systeme
Microsoft 365, Outlook, SharePoint und Teams, dazu DATEV, Lexoffice, CRM-Systeme, Webshops, paperless-ngx und Fachanwendungen mit eigener Schnittstelle. Wo ein Konnektor fehlt, wird die API direkt angesprochen.
Betrieb & Wartung
Überwachung der Workflows, Updates, Anpassung bei Änderungen in den angebundenen Systemen. Wenn eine Schnittstelle sich ändert, merken Sie es idealerweise daran, dass nichts passiert.
Ablauf
In vier Schritten zur Automatisierung
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos, telefonisch oder vor Ort. Sie schildern den Ablauf, ich sage Ihnen, ob und wie er sich automatisieren lässt.
Prozessaufnahme
Ich schaue mir den Ablauf im Detail an: welche Systeme beteiligt sind, welche Sonderfälle es gibt, wer was freigibt. Ergebnis ist ein konkreter Umsetzungsvorschlag mit Aufwand.
Umsetzung & Test
Aufbau des Workflows, danach Testbetrieb mit echten Daten parallel zum bisherigen Ablauf. Erst wenn er zuverlässig läuft, wird umgestellt.
Übergabe & Betrieb
Einweisung Ihrer Mitarbeiter, Dokumentation des Workflows und auf Wunsch laufende Betreuung. Sie bleiben handlungsfähig, auch ohne mich.
Werkzeugwahl
n8n, Zapier oder Make?
Alle drei verbinden Programme miteinander. Der Unterschied zeigt sich bei zwei Fragen, die im deutschen Mittelstand regelmäßig entscheidend sind: Wo liegen die Daten, und was passiert mit den Kosten, wenn das Volumen wächst?
| Kriterium | n8n | Zapier / Make |
|---|---|---|
| Wo liegen die Daten | Wahlweise auf Ihrem eigenen Server in Deutschland | In der Cloud des Anbieters, überwiegend USA |
| Datenschutz | Bei Self-Hosting verlassen die Daten Ihr Haus nicht | Auftragsverarbeitung und Drittlandtransfer sind zu prüfen |
| Kostenmodell | Pro Installation — die Zahl der Durchläufe ändert den Preis nicht | Pro Vorgang — die Rechnung wächst mit dem Volumen |
| Eigene Logik | JavaScript- und Python-Bausteine direkt im Workflow | Nur eingeschränkt, meist über Zusatzdienste |
| Fachanwendung ohne Konnektor | Über die vorhandene Schnittstelle anbindbar | Abhängig davon, ob der Anbieter sie unterstützt |
| Einstieg | Aufwendiger — Installation und Betrieb wollen betreut sein | Schneller, dafür weniger Kontrolle |
Kurz gesagt: Für einen einzelnen einfachen Ablauf kann Zapier die schnellere Wahl sein. Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, das Volumen wächst oder eigene Fachanwendungen angebunden werden sollen, spielt n8n seine Stärken aus. Welches Werkzeug für Sie passt, klären wir im Erstgespräch — auch wenn die Antwort gegen n8n ausfällt.
Beispiele
Was sich typischerweise automatisieren lässt
Wie viel Zeit eine Automatisierung spart, hängt davon ab, welche Routine sie ersetzt — bei einem täglichen Ablauf ist der Effekt ein anderer als bei einer Monatsauswertung. Diese Fälle begegnen mir im Mittelstand am häufigsten:
Von der Anfrage zur Rechnung
Anfrage aus dem Webformular landet im CRM, wird zum Angebot, nach Auftrag zur Rechnung und von dort in die Buchhaltung. Die Kundendaten werden einmal erfasst statt viermal abgetippt.
Rechnungseingang ohne Handarbeit
Eingehende Rechnungen werden erkannt, ausgelesen, in paperless-ngx abgelegt, verschlagwortet und zur Freigabe weitergereicht. Der Ordner auf dem Schreibtisch entfällt.
Neue Mitarbeiter einrichten
Ein Eintrag genügt: Microsoft-365-Konto, Postfach, Teams-Zugehörigkeit, SharePoint-Rechte und Verteilerlisten werden angelegt — und beim Austritt genauso zuverlässig wieder entzogen.
Berichte, die sich selbst schreiben
Zahlen aus mehreren Systemen werden eingesammelt, zusammengeführt und als fertige Auswertung verschickt — monatlich, wöchentlich oder auf Knopfdruck.
Postfächer sortieren sich selbst
Eingehende E-Mails werden nach Absender, Betreff oder Inhalt zugeordnet, an die zuständige Person weitergeleitet und mit Anhang im richtigen Ordner abgelegt.
Termine und Erinnerungen
Wartungsfristen, Vertragsverlängerungen und Rückrufe melden sich von selbst — rechtzeitig, bei der richtigen Person und ohne dass jemand eine Liste pflegen muss.
Ihr Fall steht nicht dabei? Das ist eher die Regel als die Ausnahme — jeder Betrieb hat seine eigene Routine. Schildern Sie mir den Ablauf im kostenlosen Erstgespräch, dann sage ich Ihnen, ob und wie er sich automatisieren lässt.
Investition
Was kostet das?
Das hängt vom Projekt ab — und ich nenne bewusst keine Pauschale, die am Ende doch nicht passt. Ein einzelner Ablauf, der zwei Programme verbindet, ist etwas anderes als eine Kette über fünf Systeme mit Freigabeschritten. Was den Aufwand bestimmt, sehen Sie hier:
Wie viele Abläufe
Ein klar umrissener Prozess oder mehrere, die ineinandergreifen. Der zweite Workflow ist erfahrungsgemäß günstiger als der erste — die Grundlagen stehen dann bereits.
Welche Systeme
Für Microsoft 365, DATEV oder gängige CRM-Systeme gibt es fertige Bausteine. Eine Fachanwendung mit eigener Schnittstelle bedeutet mehr Aufwand — machbar ist beides.
Wo n8n läuft
Cloud des Herstellers, gemieteter Server in Deutschland oder Ihr eigener Server. Self-Hosting kostet einmalig mehr Einrichtung und gibt Ihnen dafür die volle Kontrolle über Ihre Daten.
Mit oder ohne Betreuung
Sie übernehmen den Betrieb nach der Schulung selbst, oder ich überwache die Workflows laufend und passe sie an, wenn sich ein angebundenes System ändert.
So kommen Sie zu einer Zahl
- 1 Erstgespräch — kostenlos. 30 Minuten am Telefon oder vor Ort. Sie schildern den Ablauf, ich sage Ihnen ehrlich, ob sich die Automatisierung lohnt.
- 2 Prozessaufnahme. Ich sehe mir den Ablauf im Detail an — Systeme, Sonderfälle, Freigaben.
- 3 Festes Angebot. Sie bekommen einen konkreten Preis für einen konkreten Umfang — keine Schätzung, die später wächst.
Bis zum Angebot entstehen Ihnen keine Kosten. Und falls sich der Aufwand nicht rechnet, sage ich Ihnen das — eine Automatisierung, die sich nicht trägt, nützt uns beiden nichts.
FAQ
Häufige Fragen zu n8n
Was kostet eine Automatisierung mit n8n?+
Das hängt vom Umfang ab: Ein einzelner Ablauf zwischen zwei Programmen ist etwas anderes als eine Kette über mehrere Systeme mit Freigabeschritten. Entscheidend sind die Zahl der Abläufe, die beteiligten Systeme, der Betriebsort und ob Sie laufende Betreuung möchten. Deshalb nenne ich keine Pauschale, sondern nach der Prozessaufnahme ein festes Angebot für einen festen Umfang. Erstgespräch und Angebot sind kostenlos. Details dazu finden Sie oben.
Ist n8n DSGVO-konform?+
n8n selbst ist ein Werkzeug — konform wird die Lösung durch die Art des Betriebs. Betreiben wir n8n auf einem Server in Deutschland, verlassen Ihre Daten Ihr Unternehmen nicht, und es entfällt die Frage nach dem Drittlandtransfer. Werden Cloud-Dienste angebunden, prüfen wir vorher, welche Daten dorthin fließen und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist.
Brauche ich dafür einen eigenen Server?+
Nicht zwingend. n8n läuft auf einem kleinen Server im Haus, auf einem gemieteten Server in einem deutschen Rechenzentrum oder in der Cloud des Herstellers. Welche Variante sinnvoll ist, hängt davon ab, wie sensibel Ihre Daten sind und ob bereits Serverinfrastruktur vorhanden ist. Ich übernehme Einrichtung und Betrieb in allen drei Fällen.
Wie lange dauert ein Projekt?+
Ein einzelner, klar umrissener Ablauf ist oft in wenigen Tagen einsatzbereit, gefolgt von einem Testbetrieb parallel zum bisherigen Vorgehen. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen und Freigabeschritten brauchen entsprechend länger. Nach der Prozessaufnahme bekommen Sie eine belastbare Einschätzung, keine Schätzung ins Blaue.
Was passiert, wenn ein Workflow ausfällt?+
Jeder Workflow bekommt eine Fehlerbehandlung: Er meldet sich, statt still zu versagen. Sie werden benachrichtigt, der betroffene Vorgang bleibt nachvollziehbar und lässt sich nach der Korrektur erneut anstoßen. Bei laufender Betreuung überwache ich die Workflows und melde mich, bevor Sie den Ausfall bemerken.
Was ist der Unterschied zu Zapier und Make?+
Vor allem zwei Punkte: der Ort der Daten und das Kostenmodell. n8n kann vollständig bei Ihnen laufen, Zapier und Make arbeiten in der Anbieter-Cloud. Und n8n rechnet pro Installation ab, die beiden anderen pro Vorgang — bei wachsendem Volumen macht das einen deutlichen Unterschied. Die ausführliche Gegenüberstellung finden Sie weiter oben auf dieser Seite.
Arbeiten Sie auch außerhalb von Mittelhessen?+
Ja. In Kirchhain, Marburg und Umgebung komme ich zu Ihnen vor Ort, darüber hinaus arbeite ich deutschlandweit remote. Für Automatisierungsprojekte ist das in der Praxis kein Nachteil — der Großteil der Arbeit findet ohnehin an den Systemen statt, nicht im Serverraum.
Passt dazu
Weitere Leistungen
KI-Agenten & RAG-Chatbots
KI-Assistenten, die auf Ihren eigenen Dokumenten arbeiten — ohne dass Firmendaten das Haus verlassen.
Dokumentenmanagement
Papierlose Ablage mit paperless-ngx: Texterkennung, Verschlagwortung, Volltextsuche — GoBD-konform.
Microsoft 365 & Sicherheit
Einrichtung, Migration und Absicherung von Microsoft 365, SharePoint und Teams inklusive Backup.
Bereit, Routine
abzugeben?
Kostenlose Erstberatung — wir finden heraus, was sich bei Ihnen automatisieren lässt.