Dokumentenmanagement
paperless-ngx einrichten.
Ein digitales Archiv, das Ihre Dokumente liest, verschlagwortet und wiederfindet — auf Ihrem eigenen Server, ohne Lizenzgebühr pro Nutzer.
Ausgangslage
Der Ordner weiß, wo es steht. Sonst niemand.
Papier verschwindet selten. Es liegt nur an einem Ort, den außer einer Person niemand kennt — und das fällt genau dann auf, wenn diese Person nicht da ist.
Suchen statt arbeiten
Der Lieferschein von vorletztem Jahr, die Rechnung zu einem Vorgang, der Vertrag mit der einen Klausel. Jede Suche kostet Minuten, manche kosten einen Nachmittag.
Zwei Ablagen nebeneinander
Ein Teil im Ordner, ein Teil auf dem Laufwerk, PDFs im Postfach. Welche Fassung gilt, weiß man erst, wenn man alle drei gesehen hat.
Prüfung wird zum Projekt
Kommt eine Anfrage vom Steuerberater oder vom Prüfer, beginnt das Zusammensuchen. Nicht, weil etwas fehlt — sondern weil niemand sagen kann, wo es liegt.
Kein Zugriff von außen
Wer im Außendienst oder im Homeoffice etwas braucht, ruft im Büro an und lässt jemanden zum Schrank laufen. Ein Vorgang, der zwei Leute beschäftigt statt einen.
Leistung
Was ich für Sie einrichte
paperless-ngx ist eine offene Software für digitale Dokumentenarchive. Sie erkennt Text in Scans, ordnet Dokumente selbstständig zu und macht sie durchsuchbar. Ich baue das Ganze auf und bringe es in Ihren Arbeitsalltag.
Aufnahme Ihrer Ablage
Welche Dokumentarten gibt es, wer braucht worauf Zugriff, was muss wie lange aufbewahrt werden. Daraus entsteht die Struktur — Korrespondenten, Dokumenttypen, Schlagworte. Diese halbe Stunde Nachdenken spart später das Umsortieren von tausend Dokumenten.
Installation & Anbindung
Aufbau auf Ihrem Server oder auf einem gemieteten Server in einem deutschen Rechenzentrum. Dazu die Wege hinein: Scanner mit Netzwerkordner, ein Postfach für digitale Rechnungen, ein überwachter Ordner für alles, was am Rechner anfällt.
Automatische Zuordnung
Texterkennung für gescanntes Papier, Regeln für wiederkehrende Absender, Vorschläge aus dem bisherigen Ablageverhalten. Am Anfang bestätigen Sie die Zuordnung, nach einigen Wochen stimmt sie meistens von selbst.
Rechte, Sicherung, Einweisung
Wer darf was sehen und ändern, getrennt nach Bereichen und protokolliert. Dazu die Sicherung: Datenbank, Dokumentenordner und Konfiguration — mit Wiederherstellung, die einmal wirklich durchgespielt wurde und nicht nur eingerichtet ist.
Ablauf
Vom Aktenschrank zum Archiv
Erstgespräch
Kostenlos. Was liegt heute wo, wer arbeitet damit, was soll sich ändern.
Aufbau & Struktur
Installation, Ablagestruktur, Anbindung von Scanner und Postfach. Danach ist das System einsatzbereit.
Laufender Betrieb zuerst
Erst kommt das Neue hinein, nicht das Alte. Sie gewöhnen sich an das System, während der Schrank noch steht.
Altbestand nach Bedarf
Was gebraucht wird, wandert nach und nach hinein. Alles auf einmal zu scannen ist selten die Mühe wert.
Die Reihenfolge ist Absicht: Wer mit dem Altbestand anfängt, hat nach drei Wochen einen halb gescannten Schrank und ein System, das niemand benutzt. Wer mit dem Tagesgeschäft anfängt, merkt schon in der ersten Woche, wofür es gut ist.
Einordnung
paperless-ngx, Cloud-DMS oder Ordner?
Drei Wege, Dokumente abzulegen. Keiner ist grundsätzlich falsch — sie unterscheiden sich darin, wo die Dokumente liegen, was sie kosten und wer sie betreut.
| paperless-ngx | Cloud-DMS | Ordnerstruktur | |
|---|---|---|---|
| Wo die Dokumente liegen | Auf Ihrem Server oder im deutschen Rechenzentrum | Beim Anbieter, oft außerhalb der EU | Auf Ihrem Laufwerk |
| Kosten | Keine Lizenz pro Nutzer; Server und Einrichtung | Monatlich pro Nutzer, dauerhaft | Keine — dafür die Suchzeit |
| Wiederfinden | Volltextsuche im Inhalt, auch in Scans | Volltextsuche, je nach Anbieter | Nur über Dateinamen und Ordnerpfad |
| Nachvollziehbarkeit | Protokoll über Zugriffe und Änderungen | Meist vorhanden | Wer wann was geändert hat, bleibt offen |
| Was es braucht | Jemanden, der den Server betreut — auf Wunsch mich | Vertrauen in den Anbieter und dessen Preisliste | Disziplin von allen, jeden Tag |
Für kleine Betriebe mit sensiblen Unterlagen — Handwerk, Kanzleien, Praxen, Vereine — spricht meist der erste Punkt: die Dokumente verlassen das Haus nicht. Wer dagegen niemanden für den Server hat und keine besonderen Anforderungen an den Speicherort stellt, fährt mit einem Cloud-Dienst unter Umständen einfacher.
Rechtlicher Rahmen
Was GoBD wirklich verlangt
Hier bin ich lieber genau als werbewirksam: Keine Software ist von sich aus „GoBD-konform". Die Grundsätze richten sich an Ihr Unternehmen, nicht an ein Programm. Was eine gute Software leisten kann, ist die technische Grundlage — der Rest ist Organisation.
Was paperless-ngx mitbringt
Das Original bleibt unverändert erhalten, Änderungen und Zugriffe werden protokolliert, jedes Dokument ist auffindbar und exportierbar. Das sind die technischen Voraussetzungen für Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.
Was Sie beisteuern müssen
Eine Verfahrensdokumentation: die schriftliche Beschreibung, wie Belege bei Ihnen hereinkommen, erfasst, geprüft und aufbewahrt werden. Ohne sie hilft die beste Software nicht — mit ihr wird das Verfahren prüfbar.
Papier wegwerfen?
Das ersetzende Scannen — digitalisieren und das Original vernichten — ist zulässig, setzt aber genau diese dokumentierte Verfahrensweise voraus. Solange sie fehlt, sollte das Papier bleiben, wo es ist.
Wer entscheidet
Ich richte die Technik ein und helfe beim Aufschreiben des Verfahrens. Die steuerliche Bewertung gehört zu Ihrem Steuerberater — mit ihm stimme ich das Vorgehen gern direkt ab.
Im Alltag
Wie sich der Tag ändert
Post kommt an
Stapel in den Einzug, ein Knopf. Bis der Kaffee fertig ist, sind die Dokumente erkannt, zugeordnet und durchsuchbar.
Rechnung per Mail
Ein eigenes Postfach nimmt digitale Rechnungen entgegen und legt sie selbstständig ab — ohne dass jemand etwas herunterlädt.
Kunde ruft an
Name eintippen, alle Vorgänge dazu erscheinen. Auch der Lieferschein von 2021, dessen Nummer niemand mehr weiß.
Steuerberater fragt
Zeitraum und Typ auswählen, Export erzeugen, fertig. Statt einer Woche Suchen ein Vorgang von Minuten.
Unterwegs
Zugriff über den Browser, auf Wunsch abgesichert über VPN. Kein Anruf mehr ins Büro, damit jemand zum Schrank läuft.
Fristen laufen ab
Aufbewahrungsfristen sind hinterlegt. Was gelöscht werden darf, wird sichtbar — statt vorsichtshalber alles ewig zu behalten.
Investition
Was kostet das?
Die Software selbst kostet nichts — sie ist quelloffen. Aufwand entsteht bei Einrichtung, Betrieb und, falls gewünscht, beim Altbestand. Diese vier Punkte bestimmen die Größenordnung:
Wo es läuft
Ein kleiner Rechner im Haus, ein vorhandener Server oder ein gemieteter in Deutschland. Das entscheidet über die laufenden Kosten — und darüber, wer im Ernstfall zuständig ist.
Wie viele Dokumentarten
Rechnungen und Verträge sind schnell strukturiert. Kommen Projektakten, Personalunterlagen und Prüfberichte mit eigenen Regeln dazu, wächst der Aufwand für die Struktur.
Der Altbestand
Das Scannen alter Ordner ist der einzige Posten, der wirklich groß werden kann. Meine Empfehlung ist fast immer: nur das, was noch gebraucht wird — und den Rest im Schrank lassen.
Mit oder ohne Betreuung
Updates, Sicherungen, gelegentliche Anpassungen. Sie können das selbst übernehmen — oder ich behalte es im Blick und Sie merken davon nichts.
So kommen Sie zu einer Zahl
- 01Kostenloses Erstgespräch — Sie zeigen Ihre Ablage, ich sage, was sich lohnt.
- 02Kurzer Blick auf Technik und Dokumentmengen vor Ort oder per Fernwartung.
- 03Festes Angebot für die Einrichtung, getrennt vom optionalen Altbestand.
FAQ
Häufige Fragen
Brauche ich einen neuen Scanner?+
Meist nicht. Fast jedes Netzwerk-Multifunktionsgerät kann in einen Ordner scannen, und mehr braucht es nicht. Wichtig ist ein Einzug für Stapel — ohne den wird das Digitalisieren zur Geduldsprobe. Wenn ein neues Gerät sinnvoll ist, sage ich das vorher, nicht mittendrin.
Muss ich meinen alten Aktenbestand scannen?+
Nein, und ich rate meist davon ab. Der Nutzen entsteht beim laufenden Betrieb, nicht im Archiv von 2015. Sinnvoll ist, das Neue konsequent digital abzulegen und aus dem Altbestand nur das nachzuziehen, was tatsächlich noch gebraucht wird.
Ist das GoBD-konform?+
Die Software liefert die technische Grundlage: unveränderte Originale, Protokollierung, Auffindbarkeit, Export. Konform wird aber nicht ein Programm, sondern Ihr Verfahren — dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege bei Ihnen erfasst und aufbewahrt werden. Beim Aufschreiben helfe ich; die steuerliche Bewertung gehört zu Ihrem Steuerberater. Mehr dazu weiter oben auf dieser Seite.
Wo liegen meine Dokumente?+
Dort, wo Sie es festlegen: auf einem Gerät in Ihren Räumen oder auf einem gemieteten Server in einem deutschen Rechenzentrum. Es gibt keinen Anbieter dazwischen, der mitliest, und keine Kopie in einer fremden Cloud.
Wie wird gesichert?+
Drei Dinge gehören dazu: die Datenbank als täglicher Auszug, der Dokumentenordner mit allen Originalen und Vorschauen, und die Konfiguration. Entscheidend ist nicht die Sicherung selbst, sondern dass die Wiederherstellung einmal durchgespielt wurde — sonst weiß man erst im Ernstfall, ob sie funktioniert.
Können Kollegen unterschiedlich viel sehen?+
Ja. Rechte werden nach Rollen und Bereichen vergeben — Personalunterlagen sieht die Buchhaltung nicht, Projektakten das Sekretariat nur lesend. Zugriffe werden protokolliert. Zugang von außen ist möglich, aber nur kontrolliert und abgesichert.
Lässt sich das mit anderen Programmen verbinden?+
Ja. Über n8n lassen sich Dokumente an Buchhaltung, Warenwirtschaft oder CRM übergeben — etwa so, dass eine eingegangene Rechnung automatisch abgelegt und gleichzeitig zur Freigabe weitergereicht wird.
Weitere Leistungen
Automatisierung & KI im Mittelstand
Der Überblick: welche Bereiche es gibt, womit man anfängt und was KI realistisch leistet.
Workflow-Automatisierung mit n8n
Dokumente weitergeben statt nur ablegen: Anbindung an Buchhaltung, Warenwirtschaft und CRM.
Microsoft 365 automatisieren
Freigaben, Formulare und Ablage direkt in Teams und SharePoint — mit Power Automate.
Bereit, Routine
abzugeben?
Kostenlose Erstberatung — wir finden heraus, was sich bei Ihnen automatisieren lässt.
35274 Kirchhain, Hessen